Организация пресс-конференций в СПб: кому доверить, этапы, процесс, стоимость услуги и площадки.
Организация пресс-конференции в СПб: основные этапы
Организация пресс-конференции включает несколько этапов:
- Подготовка информационного повода: формирование новостной зацепки, которая делает мероприятие интересным для аудитории. Новость должна быть интересна целевой аудитории, а формулировка информационного повода должна быть краткой и емкой
- Выбор места и времени проведения: аренда конференц-зала с учетом вместительности, освещенности, технического обеспечения и презентабельного вида помещения. В качестве локации может быть также выбрана специальная площадка: пресс-центр ИТАР ТАСС или ИНТЕРФАКС, редакция известного издания, студия блогера, трансляция из офиса компании, знаковый объект или производство, загородная пресс-конференция.
- Техническое обеспечение: обеспечение мероприятия необходимой техникой, оборудованием, микрофонами, осветительными приборами, системой синхронного перевода (при наличии иностранных гостей), телевизионными камерами и т.д.
- Рассылка приглашений: подготовка и рассылка приглашений на пресс-конференцию. Аккредитация журналистов на пресс-конференцию должна пройти заранее.
- Проведение самой конференции: встреча представителей прессы, регистрация, официальное открытие мероприятия, выступления докладчиков, ответы на вопросы из зала
- Кофе-брейк или фуршет: организация питания для участников. Еда и угощения должны быть удобными и уместными. Возможно приглашение участников пресс-конференции в ресторан с трансфером.
- Пресс-мероприятия: помимо пресс-конференций, также могут проводиться пресс-брифинги, пресс-ланчи, круглые столы, пресс-туры и другие форматы встреч с представителями прессы
Каждый этап организации пресс-конференции требует внимательной подготовки и планирования для успешного проведения мероприятия.
PR-агентство “Фабрика Новостей” составило для вас небольшой чек-лист, которым можно воспользоваться, если вам нужно организовать пресс-конференцию в Москве или Санкт-Петербурге:
- Начните подготовку пресс-конференции как минимум за месяц, если вы начнете, например, за неделю, вы конечно, уложитесь, но качество будет не на высоте.
- Определите ключевых спикеров, иногда можно пригласить статусных лиц, политиков, звезд, чиновников при проведении пресс-конференции, это гарантирует дополнительный интерес со стороны СМИ. Таких “звезд” надо бронировать и договариваться с ними заранее. Приглашая статусного спикера, следите за тем, как его имидж соотносится с ценностями вашего бренда и компании. Ответьте себе на вопросы: подходит ли этот спикер нашей компании? Как его участие отразится на имидже компании сейчас и в дальнейшем?
-
Определите локацию пресс-конференции: офис компании, сторонняя площадка, объект или профессиональный пресс-зал в информационном агентстве. Статус тут тоже играет особую роль, так проведение пресс-конференции в ИТАР ТАСС или ИНТЕРФАКС даст больший результат. В то же время, у меня есть опыт проведения пресс-конференций и в бизнес-центрах и прямо на строительных объектах – интерес всегда зависит от контента. Но удобство и транспортная доступность – не последние факторы.
-
Локация должна быть удобной для журналистов и гостей, которые приезжают как на частном, так и на общественном транспорте. Однажды я попала в ситуацию, когда журналист пришел на мероприятие на костылях: а на объекте не было лифта. Пришлось извиниться, выдать ему материалы и отправить в редакцию на автобусе – помочь подняться на 30-ый этаж без риска для здоровья не представлялось возможным.
-
Бронируя дату пресс-конференции, посмотрите, какие еще события происходят в этот день в городе, чтобы они не оттягивали внимание СМИ
-
Позаботьтесь о сценарии для спикеров
-
Подготовьте все необходимые документы: анонс, справки о спикерах, факт-лист о компании, презентационные материалы, инфографику. Пожалуйста, не раздавайте тучу бумаги: сейчас есть флешки, файлы в облаке и вот это все)
-
Сделайте рассылку и приглашения для СМИ как минимум дважды до пресс-конференции
-
Иногда приглашения на пресс-конференции бывают очень оригинальными: одна компания в 2000-х годах прислала журналистам по тем временам баснословно дорогие планшеты с приглашением на пресс-конференцию. Планшет можно было оставить себе. Конечно же, пришли все.
-
Не ленитесь сделать личный обзвон перед пресс-конференцией и список аккредитации журналистов
-
Как правило, после пресс-конференции можно устроить небольшой фуршет или кофе-брейк. Подумайте о том, чтобы еда не пачкала руки и одежду — соусов и жидких кремов, капающих на одежду быть не должно, а еды должно обязательно хватить на всех. Тут действует простое правило: лучше меньше, но лучше по качеству, но хватить должно на всех!
-
Если вы хотите подарить подарки журналистам, которые пришли на пресс-конференцию, то пусть это будет что-то полезное, сотая ручка с логотипом компании никому не нужна. Зарядки для телефона, пауэрбанки, теплые шарфы зимой и брендированные вьетнамки летом, по размеру, конечно!
-
Обязательно продумайте, где будут снимать ваших спикеров и как (до или после пресс-конференции), если на нее аккредитовано ТВ. Обратите внимание на типичную ошибку – стол без юбки. Когда снимают такой стол, то на фото обычно коллекция скрюченных в разных позах ног.
-
Список участников пресс-конференции с фото будет более удобен журналистам
-
Продумайте, смогут ли журналисты задать дополнительные вопросы, предупредите спикеров, что иногда вопросы бывают не по теме пресс-конференции и журналисты часто приходят только для того, чтобы их задать, выделите зону для брифинга или для приватных переговоров, если это необходимо.
-
Обязательно разошлите пост-релиз тем, кто не попал на пресс-конференцию
-
Всегда отвечайте на дополнительные вопросы журналистов, даже если они заданы через месяц после проведения мероприятия
PR агентство “Фабрика новостей” провело более 20 пресс-конференций, в том числе для таких компаний как Холдинг Адамант, ЭПЛ Якутские бриллианты, ГК Интарсия, государственный Эрмитаж, Санкт-Петербургская палата недвижимости, завод Трибуна, международная компания АЛЕРС, движение Сел и поехал и многих других. Результатами наших мероприятий стали от 30 до 300 публикаций в ведущих СМИ по итогам одного мероприятия
Организация пресс-конференции в СПБ от PR агентства Фабрика Новостей Стоимость услуги: от 350000₽. *В стоимость не входит аренда площадки, фуршет и подарки журналистам.
Примеры организации пресс-конференций:
Приглашаем журналистов на мотосалон IMIS 2014 и пресс-конференцию
Рассылка новостей от Фабрики: о художественных способностях Романа Широкова узнали более 40 СМИ
Знаковая пресс-конференция для международной компании AHLERS
Фабрика организовала пресс-конференцию в московском ИТАР-ТАСС